எக்செல் இல் விரைவாகவும் பாதுகாப்பாகவும் தரவை உள்ளிடவும்

எக்செல் இல் அதிக அளவு புள்ளிவிவரங்கள் மற்றும் பிற தரவை நீங்கள் எளிதாக வரைபடமாக்க முடியும் என்பதை நாங்கள் உங்களுக்குச் சொல்லத் தேவையில்லை. ஆனால் அந்தத் தரவை உள்ளிடுவதை நீங்கள் எளிதாக்கலாம் என்பது உங்களுக்குத் தெரியுமா? நீங்கள் செய்ய வேண்டியதெல்லாம் உள்ளீட்டு படிவத்தை 'உருவாக்கம்' செய்வதுதான்.

உதவிக்குறிப்பு 01: ஏன்?

எக்செல் இல் நேரடியாகத் தரவைத் தட்டச்சு செய்யும் போது நிரப்பு படிவத்தை ஏன் உருவாக்க வேண்டும்? எக்செல் அதற்கு சிறந்தது என்பது உண்மைதான், ஆனால் நீங்கள் இதற்கு முன்பு நிரலுடன் பணிபுரிந்திருந்தால், சில நேரங்களில் முதலில் செல்களைக் கிளிக் செய்வது, தற்செயலாக தவறான கலத்தில் கிளிக் செய்வது மற்றும் பலவற்றைச் செய்வது மிகவும் நடைமுறைக்குரியது அல்ல என்பதையும் நீங்கள் கவனித்திருப்பீர்கள். . பெரிய எக்செல் ஆவணத்தில் தரவைத் தேடுவதும் சில நேரங்களில் கடினமாக இருக்கலாம். நிரப்பப்பட்ட படிவம் இவை அனைத்தையும் மிகவும் திறமையானதாக மாற்றும். உள்ளிடுவது மிகவும் வேகமானது, நீங்கள் எல்லாவற்றையும் ஒரே மாதிரியாக நிரப்புகிறீர்கள் என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளலாம், ஒரு புலத்தை ஒருபோதும் மறந்துவிடாதீர்கள் மற்றும் உள்ளிட்ட தரவை எளிதாகத் தேடலாம். எனவே தொடங்குங்கள்!

உதவிக்குறிப்பு 02: சேர் பொத்தான்

அத்தகைய படிவம் எவ்வளவு பயனுள்ளதாக இருந்தாலும், முன்னிருப்பாக எக்செல் இந்த விருப்பத்தைக் காட்டாது. இதைப் பயன்படுத்த, விரைவு அணுகல் கருவிப்பட்டியில் (மற்றவற்றுடன், ஆட்டோசேவ் விருப்பத்துடன் மிக மேலே உள்ள கருவிப்பட்டி) முதலில் அதற்கான பொத்தானைச் சேர்க்க வேண்டும். இந்த மெனுவில் உள்ள எந்த பட்டனையும் வலது கிளிக் செய்து பின்னர் கிளிக் செய்யவும் விரைவு அணுகல் கருவிப்பட்டியைத் தனிப்பயனாக்கு. இயல்பாக நீங்கள் கீழே பார்க்கிறீர்கள் பணிகளைத் தேர்ந்தெடுக்கவும், விருப்பம் பிரபலமான பணிகள் தேர்ந்தெடுக்கப்படுகின்றனர். இந்த கீழ்தோன்றும் மெனுவைக் கிளிக் செய்து, பின்னர் கிளிக் செய்யவும் அனைத்து பணிகளும். இப்போது நீங்கள் விருப்பத்தைப் பார்க்கும் வரை உருட்டவும் படிவம் பார்த்து பின்னர் கிளிக் செய்யவும் கூட்டு இறுதியாக அன்று சரி. விரைவு அணுகல் கருவிப்பட்டியில் இப்போது ஒரு பொத்தான் சேர்க்கப்பட்டுள்ளது, இதன் மூலம் நீங்கள் படிவத்தைப் பயன்படுத்தலாம்.

உதவிக்குறிப்பு 03: அட்டவணையை ஒழுங்கமைக்கவும்

எக்செல் ஆவணத்தில் தரவை எளிதாக உள்ளிட படிவத்தைப் பயன்படுத்தலாம். ஆனால் நிச்சயமாக எக்செல் உங்கள் மனதைப் படிக்க முடியாது மற்றும் உண்மையில் என்ன வடிவத்தில் இருக்க வேண்டும் என்று தெரியவில்லை. அதிர்ஷ்டவசமாக, அதை உணர நீங்கள் நிரல் செய்ய வேண்டிய அவசியமில்லை; நீங்கள் செய்ய வேண்டியதெல்லாம், உங்கள் அட்டவணை/ஆவணம் எந்த தகவலைக் கொண்டுள்ளது என்பதைக் குறிப்பிடுவதுதான். நாங்கள் ஒரு சங்கத்தின் தலைவர் (கால்பந்து, நாடகம், நடனம், நீங்கள் பெயரிடுங்கள்) மற்றும் 200 க்கும் மேற்பட்டோர் பதிவுப் படிவத்தில் நிரப்பப்பட்ட ஒரு வெற்றிகரமான திறந்த நாளை நாங்கள் கொண்டாடினோம். இந்த படிவங்களை முடிந்தவரை திறமையாக உள்ளிட விரும்புகிறோம். அதைத்தான் எக்செல் இல் (டிஜிட்டல்) படிவத்தில் செய்யப் போகிறோம். அதற்கு நாம் முதலில் ஒவ்வொரு உறுப்புகளிலிருந்தும் இந்தத் தரவு அட்டவணையைக் குறிக்க வேண்டும். எங்கள் விஷயத்தில் அது: முதல் பெயர், கடைசி பெயர், பிறந்த தேதி, தொலைபேசி எண், மின்னஞ்சல் முகவரி மற்றும் விரும்பிய தொடக்க தேதி. நிச்சயமாக, இந்த தலைப்புச் செய்திகள் நீங்கள் நினைக்கும் எதுவும் இருக்கலாம், இது எங்களின் உதாரணத்திற்காக மட்டுமே.

உதவிக்குறிப்பு 04: செல் பண்புகள்

ஒரு முக்கியமான அடுத்த படி செல் பண்புகளை வரையறுக்க வேண்டும். நாங்கள் உருவாக்கவிருக்கும் படிவத்தை வரையறுக்காமல் நீங்கள் பயன்படுத்தலாம், ஆனால் நீங்கள் உள்ளிடும் தரவு சரியாகக் காட்டப்பட வேண்டுமெனில், நீங்கள் எந்த வகையான தரவை உள்ளிடுகிறீர்கள் என்பதை Excel க்குக் கூறுவது முக்கியம். எங்கள் விஷயத்தில், நாங்கள் நெடுவரிசையைத் தேர்ந்தெடுக்கிறோம் முதல் பெயர் மற்றும் கடைசி பெயர் மற்றும் வலது கிளிக் செய்யவும் செல் பண்புகள். பின்னர் நாங்கள் தேர்வு செய்கிறோம் உரைஏனெனில் இது வெறும் உரை. பின்னர் நெடுவரிசைக்கும் அதையே செய்கிறோம் பிறந்த தேதி ஆனால் அங்கு நாம் சொத்தை தேர்வு செய்கிறோம் தேதி. அந்த வகையில், எந்த நெடுவரிசையில் எந்த வகையான உள்ளடக்கம் இருக்கப் போகிறது என்பதை எக்ஸெல் துல்லியமாகத் தெரியப்படுத்துகிறோம். இந்த கட்டுரையில் நாம் நெடுவரிசை என்று அழைப்பது ஒரு வரிசையாக இருக்கலாம், எல்லாவற்றிற்கும் மேலாக, முதல் வரிசையில் இல்லாமல் முதல் நெடுவரிசையில் தலைப்புகளையும் வைக்கலாம், அது உங்கள் விருப்பத்தைப் பொறுத்தது.

இறுதியாக, நாங்கள் அட்டவணைக்கு அதிகாரப்பூர்வ அட்டவணை வடிவமைப்பை வழங்குகிறோம், அதை நெடுவரிசைகளை (அல்லது வரிசைகள்) தேர்ந்தெடுத்து கிளிக் செய்கிறோம் தொடங்கு பின்னர் அட்டவணையாக வடிவமைக்கவும் என்ற தலைப்பின் கீழ் பாணிகள். நிச்சயமாக நீங்கள் தேர்வு செய்யும் வடிவமைப்பை நீங்களே தீர்மானிக்கலாம்.

உதவிக்குறிப்பு 05: படிவத்தை உருவாக்கவும்

எக்செல் இப்போது எங்கள் அட்டவணையில் எந்தெந்த உறுப்புகள் உள்ளன மற்றும் அந்த உள்ளடக்கத்தை அது எவ்வாறு வடிவமைக்க வேண்டும் என்பதைத் துல்லியமாக அறிந்திருக்கிறது. இப்போது எங்கள் படிவத்தை உருவாக்கத் தொடங்குவதை இது மிகவும் எளிதாக்குகிறது. குறைந்த பட்சம் அதை உருவாக்குங்கள், ஒரு பொத்தானை அழுத்துவது ஒரு விஷயம். நீங்கள் உருவாக்கிய அனைத்து தலைப்புகளையும் தேர்ந்தெடுத்து, பொத்தானைக் கிளிக் செய்யவும் படிவம் கருவிப்பட்டியில் நீங்களே சேர்த்துள்ளீர்கள் விரைவான அணுகல். உதவிக்குறிப்பு 4 இல் உள்ள வடிவமைப்பு படியைத் தவிர்த்துவிட்டால் (எல்லாவற்றிற்கும் மேலாக, இது சாத்தியம் மற்றும் அனுமதிக்கப்படுகிறது என்று நாங்கள் கூறினோம்) பின்னர் ஏதோ ஒரு பிழை செய்தி போல் தோன்றும், ஆனால் உண்மையில் நிரல் உங்களுக்கு சில உதவிக்குறிப்புகள் மற்றும் விருப்பங்களை வழங்குகிறது. கிளிக் செய்யவும் சரி. நீங்கள் கலங்களில் டேபிள் ஃபார்மட்டைச் சேர்த்திருந்தால், எக்செல் அதிலிருந்து நீங்கள் எதிர்பார்ப்பது சரியாகத் தெரியும், மேலும் இந்தச் செய்தி தோன்றாது. இப்போது ஒரு சிறிய மெனு தோன்றும், அந்த மெனுவின் உள்ளீட்டு புலங்கள் உங்கள் அட்டவணைக்கு நீங்கள் உருவாக்கிய தலைப்புகளுடன் ஒத்துப்போவதைக் காண்பீர்கள். நீங்கள் தலைப்பில் எழுத்துப் பிழை செய்திருந்தால் கவலைப்பட வேண்டாம்: இதை நீங்கள் எளிதாகச் சரிசெய்யலாம், அதன் பிறகு உங்கள் மாற்றம் உடனடியாக உங்கள் படிவத்தில் செயல்படுத்தப்படும்.

உதவிக்குறிப்பு 06: படிவத்தை நிரப்பவும்

ஒரு படிவத்தைப் பயன்படுத்தி எக்செல் ஆவணத்தை நிரப்புவது ஏன் மிகவும் வசதியானது என்பதை இப்போது நீங்கள் நொடிகளில் கவனிப்பீர்கள். நீங்கள் உள்ளிட்ட தலைப்புகளுக்கு அடுத்து, சாளரத்தில் உள்ளீட்டு புலத்தைக் காண்பீர்கள். நீங்கள் அங்கு உண்மையான தரவை உள்ளிடலாம். நீங்கள் ஒரு புலத்தில் இருக்கும்போது, ​​விரும்பிய மதிப்பைத் தட்டச்சு செய்தவுடன், அடுத்த புலத்திற்கு விரைவாகச் செல்ல Tab விசையை அழுத்தவும். நீங்கள் Enter விசையை அழுத்தினால், உள்ளடக்கம் உண்மையில் படிவத்தில் சேர்க்கப்படும். இந்த வழியில், தற்செயலாக தவறான கலத்தை மேலெழுதுவதைப் பற்றி கவலைப்படாமல் உங்கள் தரவை மிக வேகமாக உள்ளிடலாம். நீங்கள் புலங்களுக்கு இடையில் இன்னும் வேகமாக செல்ல விரும்பினால் (உதாரணமாக, நீங்கள் அனைத்து புலங்களையும் நிரப்ப விரும்பவில்லை என்றால்), Alt விசையைப் பயன்படுத்தியும் செல்லலாம். உங்கள் தலைப்புகளுக்குக் கீழே குறிப்பிட்ட எழுத்துக்களின் கீழ் கோடுகளைக் காண்பீர்கள்: Alt விசையுடன் அந்த எழுத்தை அழுத்தினால், உங்கள் கர்சர் நேரடியாக தொடர்புடைய புலத்திற்குத் தாவுகிறது.

உதவிக்குறிப்பு 07: தரவைக் கண்டறியவும்

ஒவ்வொரு முறையும் நீங்கள் Enter ஐ அழுத்தினால், புலங்களில் நீங்கள் உள்ளிட்ட தரவு உங்கள் எக்செல் தாளில் சேர்க்கப்படும். இருப்பினும், படிவ சாளரம் தரவை உள்ளிடுவதற்கு மட்டும் பயனுள்ளதாக இல்லை, அதைக் கொண்டு உங்கள் தரவை எளிதாகத் தேடலாம். நீங்கள் படிவ சாளரத்தில் கிளிக் செய்யும் போது முந்தையதைக் கண்டுபிடி அல்லது அடுத்ததை தேடு, பின்னர் உங்கள் எக்செல் ஆவணத்தின் மதிப்புகளை எளிதாக உருட்டலாம். இருப்பினும், நீங்கள் குறிப்பிட்ட மதிப்புகளின் தொகுப்பைத் தேடுகிறீர்களானால், பொத்தானைக் கிளிக் செய்யவும் அளவுகோல்கள் நீங்கள் தேட விரும்பும் அளவுகோலை உள்ளிடவும் (எடுத்துக்காட்டாக, ஒரு குறிப்பிட்ட பிறந்த தேதியுடன் அனைத்து வரிகளும்). நீங்கள் இப்போது இருக்கும்போது முந்தையதைக் கண்டுபிடி அல்லது அடுத்ததை தேடு கிளிக் செய்தால், நீங்கள் உள்ளிட்ட அளவுகோல்களுடன் பொருந்தக்கூடிய மதிப்புகள் மட்டுமே காட்டப்படும். நீங்கள் கவனிக்க வேண்டியது என்னவென்றால், நீங்கள் தேடும் தரவை மிக எளிதாக மாற்ற முடியும். நீங்கள் ஒரு உள்ளீட்டைக் கண்டுபிடித்து, அதன் மேல் வேறு எதையாவது தட்டச்சு செய்தால், நீங்கள் Enter ஐ அழுத்தியவுடன் இந்த உரை உங்கள் Excel தாளில் மாற்றப்படும். அதனால் கொஞ்சம் கவனமாக இருங்கள். கிளிக் செய்வதன் மூலமும் தரவை நீக்கலாம் அகற்று ஒரு குறிப்பிட்ட பதிவை நீங்கள் கண்டறிந்ததும் கிளிக் செய்யவும்.

உதவிக்குறிப்பு 08: வரம்பு தேதி

நீங்கள் அந்த 200 படிவங்களை நிரப்புகிறீர்கள் என்று வைத்துக்கொள்வோம், மேலும் வகுப்புகள்/செயல்பாடுகள் தொடங்க முடியாத ஒரு குறிப்பிட்ட தேதி வரம்பு இருப்பதை நீங்கள் புரிந்துகொள்கிறீர்கள். இப்போது நீங்கள் நினைத்தால்: நான் அதை நினைவில் கொள்வேன், தொடக்க தேதி அந்த வரம்பிற்குள் இல்லை என்பதை நான் உறுதி செய்வேன், பின்னர் நீங்கள் அடிக்கடி ஏமாற்றமடைவீர்கள்: பெரும்பாலான மக்கள் தங்கள் சொந்த நினைவாற்றல் மற்றும் கவனத்தை மிகைப்படுத்தி மதிப்பிடுவதில் ஒரு நட்சத்திரம். ஒரு குறிப்பிட்ட தேதி வரம்பு அனுமதிக்கப்படவில்லை என்பதைக் குறிக்க எக்செல் அனுமதிப்பது மிகவும் வசதியானது! தரவு சரிபார்ப்பைப் பயன்படுத்தி இதைச் செய்கிறீர்கள். படிவத்தை மூடிவிட்டு முழு நெடுவரிசையையும் தேர்ந்தெடுக்கவும் விரும்பிய தொடக்க தேதி. இப்போது மார்ச் 1, 2019 மற்றும் மார்ச் 16, 2019 க்கு இடையில் தொடங்குவது சாத்தியமில்லை என்று வைத்துக்கொள்வோம். இப்போது ரிப்பனில் கிளிக் செய்யவும் உண்மைகள் கோப்பையில் தரவு கருவிகள் அன்று தகவல் மதிப்பீடு. பாப்-அப் விண்டோவில், கீழே உள்ள கீழ்தோன்றும் மெனுவில் கிளிக் செய்யவும் அனுமதிப்பதற்கு அன்று தேதி. கீழ் தேர்வு செய்யவும் கொடுக்கப்பட்டது முன்னால் இடையில் இல்லை பின்னர் 1-3-2019 இல் நிரப்பவும் தொடக்க நாள் மற்றும் 16-3-2019 இல் கடைசி தேதி. பின்னர் தாவலில் (இன்னும் பாப்-அப்பில்) கிளிக் செய்யவும் பிழை செய்தி மற்றும் கீழே நிரப்பவும் பிழை செய்தி இந்த தேதி அனுமதிக்கப்படாததற்கான காரணம், எடுத்துக்காட்டாக: "தேதி அனுமதிக்கப்படவில்லை, பயிற்சியாளர் விடுமுறையில்". நீங்கள் இப்போது 'தடைசெய்யப்பட்ட' வரம்பில் தேதியை உள்ளிட முயலும்போது, ​​உள்ளிடப்பட்ட பிழைச் செய்தியைப் பெறுவீர்கள்.

உதவிக்குறிப்பு 09: முன் நிரப்பு

நாம் இங்கு குறிப்பிட்டுள்ள எடுத்துக்காட்டில், படிவத்தைப் பயன்படுத்தி அனைத்து புலங்களும் நிரப்பப்படுகின்றன. ஆனால் ஒரு குறிப்பிட்ட நெடுவரிசைக்கு இயல்புநிலை மதிப்பை உள்ளிட விரும்புவதும் சாத்தியமாகும். எடுத்துக்காட்டாக: விரும்பிய தொடக்கத் தேதி எப்போதும் மே 1, 2019 ஆக இருக்க வேண்டும். அட்டவணையின் தலைப்புகள் மட்டும் நிரப்பப்பட்ட ஒரு வெற்று எக்செல் தாளை வைத்துக்கொள்வோம். (எங்கள் விஷயத்தில்) செல் F2 இல் (அதாவது கீழே விரும்பிய தொடக்க தேதி) சூத்திரப் பட்டியில் பின்வரும் சூத்திரத்தை உள்ளிடுகிறோம்: =IF(A2"";"5/1/2019";""). உண்மையில், அது இங்கே கூறுகிறது: செல் A2 இல் ஏதேனும் உள்ளிடப்பட்டவுடன், இந்த சூத்திரம் (F2) உள்ள கலத்தில் 1-5-2019 மதிப்பை வைக்கவும். இப்போது கலத்தில் கிளிக் செய்து, இந்த நெடுவரிசையில் உள்ள மீதமுள்ள கலங்களுக்கு சூத்திரத்தைப் பயன்படுத்த, கீழே வலதுபுறத்தில் உள்ள சிறிய பச்சை சதுரத்தை சிறிது கீழே இழுக்கவும் (அதே நெடுவரிசைக்குள்). உங்கள் படிவத்தில் தரவை உள்ளிடும்போது, ​​புலம் இருப்பதைக் காண்பீர்கள் விரும்பிய தொடக்க தேதி இனி நிரப்ப முடியாது. எனவே இயல்புநிலை 1-5-2019 ஆகும்.

உதவிக்குறிப்பு 10: நிபந்தனை தரவு

உதவிக்குறிப்பு 9 இல் நாங்கள் எடுத்த தந்திரத்தைப் பற்றிய சுவாரஸ்யமானது என்னவென்றால், நிபந்தனை தரவைப் பயன்படுத்தவும் இதைப் பயன்படுத்தலாம். எடுத்துக்காட்டாக, 1995 க்கு முன் பிறந்த புதிய உறுப்பினர்கள் ஒரு குறிப்பிட்ட குழுவில் சேருகிறார்கள், அதன் தொடக்க தேதி மே 1, ஆனால் 1995 இல் அல்லது அதற்குப் பிறகு பிறந்த உறுப்பினர்கள் அதன் தொடக்க தேதி ஜூன் 1 ஆக இருக்கும் குழுவில் சேருங்கள். எங்களுக்கு விஷயங்களை எளிதாக்க, பிறந்த தேதியை பிறந்த ஆண்டாக மாற்றுவோம் (இது முழு தேதியிலிருந்தும் விரிவுபடுத்தப்படலாம், ஆனால் அது மிகவும் சிக்கலானது). இந்த நெடுவரிசையின் செல் பண்புகளை சரிசெய்து தேர்வு செய்யவும் எண் தேதிக்கு பதிலாக.

செல் F2 இல் (விரும்பப்பட்ட தொடக்க தேதி) இப்போது பின்வரும் சூத்திரத்தை உள்ளிடுகிறோம் =IF(C2>1994;"6/1/2019";"5/1/2019"). மீண்டும் சுருக்கமாக: C2 (பிறந்த ஆண்டு) 1994 ஐ விட (அதனால் 1995 மற்றும் அதற்கு மேற்பட்ட) ஒரு ஆண்டைக் கொண்டிருந்தால், ஜூன் 1 தேதியை F2 இல் காட்ட வேண்டும், மற்ற எல்லா நிகழ்வுகளிலும் ஜூன் 1 ஐக் காட்ட வேண்டும். . இந்த வழியில் நீங்கள் நிறைய வேலைகளை சேமிக்க முடியும்.