சந்தேகத்திற்கு இடமின்றி நீங்கள் நானூறு கடிதங்களை அனுப்பாத நாட்கள் இருக்கும், அவை அனைவருக்கும் தனிப்பட்ட வணக்கம் மற்றும் பிற தனிப்பட்ட தகவல்களை வழங்க வேண்டும். அதனால்தான் வேர்டில் அஞ்சல் பட்டியல்கள் செயல்படுவதைப் பற்றி உங்களுக்குத் தெரியாமல் இருப்பதற்கும், சில நிமிடங்களில் செய்யக்கூடிய (பிழைகள் குறைவாகவும் இருக்கும்) சில மணிநேரங்களைச் செலவழிப்பதற்கும் ஒரு நல்ல வாய்ப்பு உள்ளது. அந்த நேரத்தை சேமிக்க நாங்கள் உங்களுக்கு உதவுகிறோம்.
1 அஞ்சல் பட்டியல்கள் என்றால் என்ன?
அஞ்சல் பட்டியல்கள் என்பது வேர்டில் உள்ள ஒரு செயல்பாடாகும், இது எக்செல் ஆவணத்திலிருந்து தரவை இறக்குமதி செய்ய உதவுகிறது. உங்களிடம் 25 நபர்களின் தரவுகளுடன் ஒரு எக்செல் ஆவணம் இருப்பதாக வைத்துக்கொள்வோம், அந்தத் தரவைக் கொண்ட 25 ஆவணங்களை உருவாக்க வேர்ட் அஞ்சல் செயல்பாட்டைப் பயன்படுத்தும். ஒவ்வொரு ஆவணத்திற்கும் ஒவ்வொரு கடிதத்திற்கும் ஒரே மாதிரியான நிலையான தகவலுடன் மீதமுள்ள ஆவணம் முடிக்கப்பட்டுள்ளது. எனவே நீங்கள் தனிப்பட்ட கடிதங்களை மிக விரைவாக உருவாக்க முடியும், அதே நேரத்தில் நீங்கள் வேலையை ஒரு முறை மட்டுமே செய்ய வேண்டும். இதையும் படியுங்கள்: 12 படிகளில் உண்மையான வேர்ட் நிபுணராகுங்கள்.
2 சற்று யோசியுங்கள்
இது சற்று விகாரமாகத் தெரிகிறது, ஆனால் வேகத்தைக் குறைப்பது இந்தப் பட்டறையில் மிகவும் பயனுள்ள படிகளில் ஒன்றாகும். எல்லாவற்றையும் குடங்களில் வைத்திருப்பதை விட எரிச்சலூட்டும் விஷயம் எதுவுமில்லை, நீங்கள் எதையாவது மறந்துவிட்டதால் எக்செல் ஆவணத்தை சரிசெய்ய வேண்டும். Word ஆவணத்தில் உங்களுக்கு என்ன வேண்டும் என்று யோசியுங்கள். விளக்குவதற்கு, நாங்கள் ஒரு திருமண அழைப்பிதழை அனுப்புகிறோம். முதலில், முகவரி மற்றும் தனிப்பட்ட வணக்கத்திற்கான பெயர் மற்றும் முகவரி விவரங்கள் தேவை, ஆனால் இரவு உணவிற்கான அட்டவணை எண்களையும் நாங்கள் ஒதுக்க விரும்புகிறோம். இருநூறு விருந்தினர்கள் வருகிறார்கள், எனவே இது கைமுறையாக ஒரு பெரிய வேலையாக இருக்கும் என்று நீங்கள் கற்பனை செய்யலாம். ஒரு அஞ்சல் பட்டியல் மிகவும் எளிதானது.
3 வேர்ட் ஆவணத்தை உருவாக்கவும்
உங்கள் ஆவணத்தில் (எங்கள் விஷயத்தில், ஒரு கடிதத்தில்) நீங்கள் எதை வைக்க விரும்புகிறீர்கள் என்பது பற்றிய அடிப்படை யோசனை இப்போது உங்களிடம் உள்ளது, உண்மையில் அதைச் செயல்படுத்துவதற்கான நேரம் இது. Word ஐ தொடங்கி புதிய ஆவணத்தை உருவாக்கவும் கோப்பு / புதிய / வெற்று ஆவணம். நீங்கள் ஒரு டெம்ப்ளேட்டைப் பயன்படுத்தவும் தேர்வு செய்யலாம், அது இறுதி முடிவில் எந்த தாக்கத்தையும் ஏற்படுத்தாது. பின்னர் ஆவணத்தை உருவாக்கவும் அல்லது நீங்கள் அனுப்ப விரும்பும் கடிதத்தை எழுதவும். வணக்கம், மேல் வலதுபுறத்தில் உள்ள முகவரி (பொருந்தினால்) மற்றும் எங்கள் விஷயத்தில்: அட்டவணை எண்களின் ஒதுக்கீடு உட்பட இந்தக் கடிதத்தை முடிக்கவும். நீங்கள் தானாக நிரப்ப விரும்பும் தரவை பின்னர் தடிமனாக மாற்றவும், எனவே நீங்கள் அதை பின்னர் மறக்க மாட்டீர்கள். கடிதத்தை நிறைவு செய்வதன் மூலம், நீங்கள் எதையாவது மறந்துவிட்டீர்களா என்று உங்களுக்காக ஒரு உறுதியான கண்ணோட்டம் உள்ளது. ஆவணத்தைச் சரிபார்த்து, நீங்கள் எதையும் மறந்துவிடவில்லை என்பதை உறுதிப்படுத்த மற்ற பங்குதாரர்களால் (உங்கள் பங்குதாரர், சக பணியாளர், முதலியன) சரிபார்க்கவும். ஆவணத்தை சேமிக்கவும்.
4 எக்செல் ஆவணத்தை உருவாக்கவும்
பின்னர் நீங்கள் எக்செல் ஆவணத்தை உருவாக்கவும். எக்செல் இல் ஏற்கனவே அனைத்து பெயர்கள் மற்றும் முகவரிகள் இருந்தால், இது நிறைய நேரத்தை மிச்சப்படுத்துகிறது, இதனால் நீங்கள் விடுபட்ட கூறுகளை மட்டுமே சேர்க்க வேண்டும். கிளிக் செய்யவும் கோப்பு / புதிய / வெற்று பணிப்புத்தகம் புதிய ஆவணத்தை உருவாக்க. இந்த விஷயத்தில் வார்ப்புருக்கள் விரும்பத்தக்கவை அல்ல, அது குழப்பத்தை மட்டுமே உருவாக்குகிறது, அதை முடிந்தவரை வெறுமையாகவும் எளிமையாகவும் வைத்திருங்கள். தெரிந்து கொள்ள வேண்டியது என்னவென்றால், எக்செல் இல் உள்ள நெடுவரிசைகள் பாடங்களாக (அதாவது பெயர், முகவரி, அட்டவணை எண் மற்றும் பல) செயல்படுகின்றன, மேலும் வரிசைகள் அந்தத் தரவுகளின் கணக்கீடுகளாக செயல்படுகின்றன, அதாவது, நம் விஷயத்தில், ஒவ்வொரு வரிசையும் வெவ்வேறு நபர்களாகும். .
5 எக்செல் ஆவணத்தை நிரப்பவும்
இப்போது நீங்கள் எக்செல் ஆவணத்தை நிரப்ப ஆரம்பிக்கலாம். எங்கள் விஷயத்தில், ஆவணத்தின் முதல் வரியில் பின்வரும் தலைப்புகளை வைக்கிறோம்: முதல் பெயர், கடைசி பெயர், முகவரி, அஞ்சல் குறியீடு, நகரம் மற்றும் அட்டவணை எண். இதைச் செய்தவுடன், தாவலைக் கிளிக் செய்வதன் மூலம் ஆவணத்தின் மேல் வரிசையைத் தடுக்கவும் படம் ரிப்பனில் பின்னர் மேல் வரிசையைத் தடு / தடு. அது எளிது; இந்த வழியில் நீங்கள் கீழே உருட்டும் போது நீண்ட ஆவணங்களுடன் எந்த நெடுவரிசையில் வேலை செய்கிறீர்கள் என்பதைக் காணலாம். நீங்கள் ஆவணத்தை நிரப்புகிறீர்கள்: எனவே ஒவ்வொருவரின் ஒவ்வொரு வரியிலும் தலைப்புகளுக்குச் சொந்தமான தகவல்கள் (எங்கள் விஷயத்தில், முதல் பெயர், கடைசி பெயர் போன்றவை). நீங்கள் மின்னஞ்சல் மூலம் ஆவணங்களை அனுப்ப விரும்பினால், மின்னஞ்சல் முகவரியும் தேவை.
சரியான செல் பண்புகளுக்கு கவனம் செலுத்துங்கள்
நீங்கள் Word இல் ஆவணங்களை உருவாக்க விரும்பும் Excel ஆவணத்தில் உரையை மட்டுமே பயன்படுத்தினால், செல் பண்புகள் பற்றி நீங்கள் கவலைப்பட வேண்டியதில்லை. ஆனால் நீங்கள் இறுதி ஆவணத்தில் தொகைகளைக் குறிப்பிட விரும்பினால், எடுத்துக்காட்டாக, செல் பண்புகள் முக்கியம். ஒரு கலத்தின் உள்ளடக்கங்கள் என்ன என்பதை செல் பண்புகள் எக்ஸெல் சரியாகக் கூறுகின்றன. ஒரு தொகை, தேதி அல்லது வீட்டு எண் ஆகியவற்றுக்கு இடையேயான வித்தியாசத்தை நாம் எளிதாகக் காண முடியும் என்பதால், எக்செல் பார்க்க முடியாது. ஒரு கலத்தின் உள்ளடக்கங்கள் எதைக் குறிக்கின்றன என்பதை எக்ஸெல் சரியாகக் கூற, கலத்தில் வலது கிளிக் செய்து தேர்வு செய்யவும் செல் பண்புகள். தோன்றும் சாளரத்தில், செல் இடதுபுறத்தில் எந்த வகையான உள்ளடக்கத்தைக் கொண்டுள்ளது என்பதை நீங்கள் தேர்வு செய்யலாம், மேலும் இதை வலதுபுறத்தில் உள்ளமைக்கலாம் (உதாரணமாக, தசம புள்ளிக்குப் பிறகு எத்தனை எண்கள் காட்டப்பட வேண்டும் என்பதைக் குறிப்பிடுவதன் மூலம்).
6 மெயில் மெர்ஜ் வழிகாட்டி
உங்கள் வேர்ட் ஆவணம் பைப்லைனில் உள்ளது மற்றும் எக்செல் ஆவணத்தில் அனைத்து முகவரிகளும் பிற தகவல்களும் உள்ளிடப்பட்டுள்ளன. எக்செல் வழங்கும் தகவலுடன் வேர்ட் நிறைய செய்ய முடியும், ஆனால் நிரல் முதலில் எந்த ஆவணத்தைப் பற்றியது மற்றும் அதை சரியாக என்ன செய்ய வேண்டும் என்பதை முதலில் தெரிந்து கொள்ள வேண்டும். வேர்டில் உள்ள மந்திரவாதியின் உதவியுடன் அந்த இணைப்பை மிக எளிதாக உருவாக்கலாம். நீங்கள் டேட்டாவைச் செருக விரும்பும் வேர்டில் ஆவணம் இருப்பதை உறுதிசெய்து கிளிக் செய்யவும் அஞ்சல்கள் / ஸ்டார்ட் மெயில் மெர்ஜ் / ஸ்டெப் பை ஸ்டெப் மெயில் மெர்ஜ் விஸார்ட்.
7 Excel ஆவணத்தைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்
இப்போது முக்கியமான தேர்வுகளைச் செய்ய வேண்டிய நேரம் வந்துவிட்டது. முதல் கட்டத்தில் நீங்கள் எதையும் தேர்வு செய்ய வேண்டியதில்லை, ஏனென்றால் நாங்கள் ஏற்கனவே ஒரு ஆவணத்தை உருவாக்கியுள்ளோம். கிளிக் செய்யவும் அடுத்தது மற்றும் விருப்பத்தை விட்டு விடுங்கள் தற்போதைய ஆவணத்தைப் பயன்படுத்துதல் தேர்ந்தெடுக்கப்படுகின்றனர். மீண்டும் கிளிக் செய்யவும் அடுத்தது. விருப்பத்தை விடுங்கள் ஏற்கனவே உள்ள பட்டியலைப் பயன்படுத்துதல் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டு கிளிக் செய்யவும் இலைக்கு. இப்போது நீங்கள் உருவாக்கிய முகவரிக் கோப்பிற்குச் சென்று கிளிக் செய்யவும் திறக்க மற்றும் அன்று சரி தோன்றும் சாளரத்தில். இப்போது எக்செல் ஆவணத்திலிருந்து முகவரிகள் தோன்றுவதைக் காண்பீர்கள், முதல் வரிசை (பெயர், முகவரி மற்றும் பலவற்றுடன்) தலைப்பாகப் பயன்படுத்தப்படுகிறது. கிளிக் செய்யவும் அடுத்தது.
