Google இயக்ககத்தை சுத்தம் செய்தல்: குழப்பத்தில் இருந்து ஒழுங்கை உருவாக்கவும்

Google இயக்ககம் வெளிப்புறக் காப்பக இடமாக அல்லது கோப்புகளைப் பகிர்வதற்குப் பயன்படுகிறது. ஆனால் உடல் சேமிப்பு இடத்தைப் போல, அது விரைவில் ஒரு குழப்பமாக மாறும். உங்கள் கூகுள் டிரைவ் நிரம்பி வழியும் ஃபைலிங் கேபினட் போல் உள்ளதா? பின்னர் அமைப்பில் வேலை செய்யுங்கள். இந்தக் கட்டுரையில் உள்ள உதவிக்குறிப்புகள் மூலம் உங்கள் Google இயக்ககத்தை சுத்தம் செய்யலாம், இதன் மூலம் மேலோட்டத்தைப் பெறுவீர்கள்.

பட்டியல் காட்சி

Google இயக்ககத்தில் கோப்புறைகள் மற்றும் கோப்புகளை எப்படிக் காண்பிக்கிறீர்கள் என்பதை நீங்கள் தீர்மானிக்கலாம்: பட்டியல் அல்லது கட்டக் காட்சியில். பட்டியல் காட்சிக்கு சென்றால், வரி இடைவெளியை அமைக்கலாம். இதைச் செய்ய, நீங்கள் அமைக்க விரும்பும் கியர் மீது கிளிக் செய்யவும் அடர்த்தி கண்டுபிடிக்கிறார். இந்த கீழ்தோன்றும் மெனுவில், பட்டியல் வரிகளின் அடர்த்தியை அமைக்கவும் கச்சிதமான, போதுமான அளவு அல்லது மிகவும் விசாலமான.

பல பயனர்கள் Google இயக்ககத்தில் கோப்புகளை ஒழுங்கமைக்க விரும்பும் போது திரையின் மையத்தில் கவனம் செலுத்துகின்றனர். உங்கள் கோப்புறைகளை ஒழுங்கமைக்க இடதுபுற வழிசெலுத்தல் பட்டியைப் பின்தொடர்வது நல்லது, மேலும் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட கோப்புறையின் உள்ளடக்கங்களைப் பார்க்க திரையின் மையத்தை ஒதுக்குங்கள்.

ஏற்பாடு செய்

உங்கள் கூகுள் டிரைவில் கோப்புறைகளில் நேர்த்தியாக அமைக்கப்படாத பல ஆவணங்கள் உள்ளனவா? அப்போது ஏதோ தவறு இருப்பது தெரியும். அந்த வகையில் நீங்கள் மற்றவர்களுக்கு கடினமாக்குகிறீர்கள் - குறிப்பாக ஒரு நிறுவனத்தில். எனவே துணை கோப்புறைகளுடன் வேலை செய்யுங்கள்; இது உங்கள் கோப்புகளை சிறிய குறிப்பிட்ட குழுக்களாக பிரிக்க உதவுகிறது. குழப்பத்தை ஏற்படுத்தாத வகையில், குறுகிய மற்றும் இனிமையான அர்த்தமுள்ள தனித்துவமான பதவியை எப்போதும் பயன்படுத்தவும். நீங்கள் கோப்புறைகள் மற்றும் கோப்புகளை பெயரிடும் விதத்தில் சீராக இருங்கள்.

நீங்கள் ஒரு எண் அல்லது எண்ணுடன் ஒரு கோப்புறையைத் தொடங்கினால், வாய்ப்பை நழுவ விடாதீர்கள். இது தானாகவே உங்கள் கோப்புறைகளை பார்வைக்கு ஒழுங்கமைக்கிறது. இடைவெளிகள் மற்றும் நிறுத்தற்குறிகளுடன் கவனமாக இருங்கள். எனவே 2019 இன் புகைப்படங்களைப் பயன்படுத்த வேண்டாம், ஆனால் 2019_புகைப்படங்களைப் பயன்படுத்த வேண்டாம். வரிசைப்படுத்தப்படாத கோப்புகளுக்கு நீங்கள் ஒரு கோப்புறையைப் பயன்படுத்தலாம், ஆனால் உங்களால் முடிந்தவரை அதைத் தவிர்க்கவும். அத்தகைய கோப்புறை இதர விரைவாக அடுத்த குப்பை அலமாரியாக மாறும்.

வண்ணங்கள்

Google இயக்ககத்தில், எல்லா கோப்புறைகளும் இயல்பாகவே சாம்பல் நிறத்தில் காட்டப்படும், ஆனால் உங்கள் கோப்புறைகளில் 24 வண்ணங்களைச் சேர்க்கலாம். பக்கப்பட்டி அல்லது பிரதான சாளரத்தில் உள்ள கோப்புறையில் வலது கிளிக் செய்து கட்டளையைப் பயன்படுத்தவும் நிறத்தை மாற்றவும். பின்னர் விரும்பிய வண்ணத்தைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். கோப்புறையின் பெயர்கள் உள்ளடக்கத்தைக் குறிப்பதால், மற்றொரு பரிமாணத்திற்கு வண்ணங்களைப் பயன்படுத்தலாம். எடுத்துக்காட்டாக, நீங்கள் ஏற்கனவே சாம்பல் நிறத்தில் முடித்த வேலையைக் கொண்ட கோப்புறைகள் அல்லது துணை கோப்புறைகளை விட்டுவிடலாம். ஆனால் நீங்கள் பச்சையாக வேலை செய்யும் கோப்புறைகளை உருவாக்குகிறீர்கள். உங்கள் நடப்பு விவகாரங்களை விரைவாக அணுக விரும்பினால், பச்சை கோப்புறைகளைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

வெவ்வேறு குழுக்களுக்காகப் பகிரப்பட்ட கோப்புறைகளுடன் நீங்கள் பணிபுரிந்தால், குழு மஞ்சள் நிறத்திற்கு மஞ்சள் கோப்புறையையும் அணி சிவப்புக்கு சிவப்பு கோப்புறையையும் உருவாக்கலாம். அல்லது உங்கள் பதிவிறக்க கோப்புறைகள் அல்லது உங்கள் தனிப்பட்ட கோப்புறைகளுக்கு வண்ணம் கொடுக்கலாம். ஒவ்வொரு திட்டமும் வெவ்வேறு நிறத்தைப் பெறுவது அர்த்தமுள்ளதாக இருக்கலாம்?

நட்சத்திரத்துடன்

மேல் இடதுபுறத்தில், Google இயக்ககம் வகைகளை பட்டியலிடுகிறது: எனது இயக்ககம், என்னுடன் பகிரப்பட்டது, சமீபத்தியது மற்றும் நட்சத்திரமிட்டது. நீங்கள் அடிக்கடி பயன்படுத்தும் நட்சத்திர ஆவணங்கள். ஆவணத்தில் வலது கிளிக் செய்வதன் மூலம் இதைச் செய்யலாம். அத்தகைய நட்சத்திரத்துடன் நீங்கள் தேடல்களை மீண்டும் சேமிக்கிறீர்கள்.

கூடுதலாக, நீங்கள் இன்னும் எந்த ஆவணங்களை முடிக்க வேண்டும் என்பதைக் குறிக்க நட்சத்திரங்கள் பயனுள்ளதாக இருக்கும். வேலை முடிந்ததும் நட்சத்திரத்தை அகற்றவும். நீங்கள் இதை மறந்துவிட்டால், நட்சத்திர கோப்பு பட்டியல் கூட விரைவாக நிரப்பப்படும்.

Google இயக்ககத்தைக் காலியாக்கவும்

10 ஜிபி இலவச சேமிப்பகத்தின் வாசலைத் தாண்டிய கிளவுட் ஸ்டோரேஜ் சேவைகளின் முன்னோடிகளில் கூகிள் ஒன்றாகும். இப்போது ஒவ்வொரு பயனருக்கும் 15 ஜிபி இலவச சேமிப்பிடம் உள்ளது. இது நன்றாகத் தெரிகிறது, ஆனால் பெரிய வீடியோ கோப்புகள், பல உயர் தெளிவுத்திறன் கொண்ட புகைப்படங்கள் மற்றும் பருமனான PDF கோப்புகளைப் பதிவேற்றும் எவரும், இந்த ஒதுக்கீடு வரையறுக்கப்பட்டதாக இருப்பதைக் கவனிப்பார்கள். ஆக்கிரமிக்கப்பட்ட சேமிப்பக திறனைக் கணக்கிடுவதற்கு கூகுள் அதன் சொந்த வழியையும் கொண்டுள்ளது. அந்த 15ஜிபி வரம்பு உங்கள் இயக்ககத்தில் உள்ள அனைத்திற்கும் மட்டுமல்ல, ஜிமெயிலில் உள்ள உங்கள் எல்லா செய்திகள் மற்றும் இணைப்புகளுக்கும் பொருந்தும்.

உங்கள் அஞ்சல் பெட்டிகளை தவறாமல் சுத்தம் செய்வதற்கும் பெரிய இணைப்புகளை நீக்குவதற்கும் அதிக காரணம். உங்கள் சேமிப்பகத்தின் விவரங்களை கூகுளின் டிரைவ் ஸ்டோரேஜ் இணையதளத்தில் பார்க்கலாம். இருப்பினும், Google Docs, Slides மற்றும் Sheets மூலம் நீங்கள் உருவாக்கும் ஆவணங்கள் உங்கள் Google Drive சேமிப்பகத்தில் கணக்கிடப்படாது. எனவே கூகுளின் நேட்டிவ் ஃபார்மட்டில் வேலை செய்வதன் மூலம் உங்கள் கூகுள் டிரைவை மெலிதாக வைத்திருக்கிறீர்கள்.

15ஜிபி வரம்பிற்குள் இருக்க, நீங்கள் Google புகைப்படங்களைப் பயன்படுத்தும் முறையும் முக்கியமானது. நீங்கள் Google புகைப்படங்களைப் பயன்படுத்தினால், அமைப்புகளின் வழியாக புகைப்படங்களைச் சேமிக்கலாம் உயர் தரம் (2048 x 2048 பிக்சல்கள்) பதிலாக அசல்எல். இதன் மூலம் வரம்பற்ற புகைப்படங்களை சேமிக்க முடியும். வீடியோக்களை 1080pக்கு (முழு எச்டி) சுருக்குவதற்கு Google அனுமதித்தால் அதுவே பொருந்தும்.

உங்களிடம் இருக்கும் இடம் மற்றும் நீங்கள் சேமித்து வைத்திருக்கும் தரவு பற்றிய மேலோட்டம் இருந்தால், நீங்கள் சுத்தம் செய்ய ஆரம்பிக்கலாம். பிரிவைத் தேர்ந்தெடுக்கவும் எனது இயக்ககம் மற்றும் பட்டியல் காட்சிக்கு மாறவும். கீழே இடதுபுறத்தில் நீங்கள் தற்போது எவ்வளவு சேமிப்பிடத்தைப் பயன்படுத்துகிறீர்கள் என்பதைக் காணலாம். மற்றவர்கள் உங்களுடன் பகிர்ந்து கொள்ளும் கோப்புகளை உங்கள் ஒதுக்கீட்டிற்கு எதிராக Google கணக்கிடாததால், எந்தக் கோப்புகள் உங்களுக்குச் சொந்தமானது என்று கேட்பது நல்லது. எனவே தேடல் செயல்பாட்டைப் பயன்படுத்தி, கீழே உள்ள அம்புக்குறியில் உள்ள தேடல் பெட்டியில் கிளிக் செய்து, பெட்டியைக் கண்டறியலாம் உரிமையாளர் விருப்பம் எனக்குச் சொந்தமானது தேர்ந்தெடுக்க முடியும். நீல பொத்தானைக் கிளிக் செய்யவும் தேட தனிப்பயன் கோப்புகளின் பட்டியலைப் பெறுவீர்கள். உங்களுக்கு இனி தேவையில்லாத ஆவணங்களை நீக்கவும்.

எப்படியும் நீங்கள் இப்போது நிறுவன பயன்முறையில் இருப்பதால், நீங்கள் இனி பயன்படுத்தாதவற்றை உடனடியாக தூக்கி எறிந்து விடுவீர்கள். Google இயக்ககத்திலிருந்து கோப்பை நீக்கினால், அது குப்பைக்கு நகர்த்தப்படும். நீங்கள் குப்பையை காலி செய்யும் வரை குப்பையில் உள்ள எல்லா கோப்புகளும் அங்கேயே தங்கி சேமிப்பிடத்தை எடுத்துக் கொள்ளும்.

நீங்கள் நீக்கும் ஆவணமானது உங்களுடன் வேறொருவர் பகிரும் கோப்பாக இருந்தால், அந்தக் கோப்பு உங்களுக்காக மட்டுமே நீக்கப்படும். நீங்கள் மற்றவர்களுடன் பகிரும் ஆவணமாக இருந்தால், அதை நீங்களே நீக்கினால் மற்றவர்களும் ஆவணத்திற்கான அணுகலை இழப்பார்கள். நீங்கள் கோப்புகளை நீக்கும் போது, ​​இயக்ககம் உறுதிப்படுத்தல் செய்தியைக் காட்டாது, ஆனால் பொத்தானைக் கொண்டு நீக்குதலை செயல்தவிர்க்க உங்களுக்கு வாய்ப்பு கிடைக்கும் செயல்தவிர்.

பகிரப்பட்ட ஆவணங்களை நகலெடுக்கவும்

வகையைப் பார்க்கவும் என்னுடன் பகிர்ந்து கொண்டார். இங்கே கோப்புகள் மற்றும் கோப்புறைகளின் குழப்பம் இருக்கலாம். அத்தகைய பகிரப்பட்ட கோப்பை Google இயக்ககத்தில் உள்ள எந்த கோப்புறைக்கும் நீங்கள் நகர்த்தலாம். இதைச் செய்ய, வலது கிளிக் கட்டளையைப் பயன்படுத்தவும் இதற்கு நகர்த்தவும். ஆனால் அத்தகைய பகிரப்பட்ட கோப்பு எப்போதும் அசல் உரிமையாளரின் சொத்தாகவே இருக்கும் என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள். அவர் அல்லது அவள் அதை எப்போதும் நீக்கலாம், பின்னர் அது உங்களிடமும் மறைந்துவிடும். நீங்கள் இழக்க விரும்பாத கோப்பாக இருந்தால், பாதுகாப்பிற்காக இந்தக் கோப்பை நகலெடுக்கலாம்.

அத்தகைய நகல், முதலில் பகிர்ந்த பயனருடன் இனி தொடர்புபடுத்தப்படாது. எனவே புதிய நகல் அனைத்தும் உங்களுடையது. இதைச் செய்ய, பகிரப்பட்ட கோப்பில் வலது கிளிக் செய்து கட்டளையைத் தேர்ந்தெடுக்கவும் ஒரு நகல் எடு. அந்த நகல் எனது இயக்ககத்தில் தோன்றும், என்னுடன் பகிர்ந்தவை பிரிவில் அல்ல.

PDF கோப்புகளை மாற்றவும்

உங்கள் Google இயக்ககத்தில் நிறைய PDF கோப்புகள் உள்ளதா? பருமனான கோப்புகள் என்று வரும்போது, ​​அவற்றை Google டாக்ஸ் வடிவத்திற்கு மாற்றுவதன் மூலம் இடத்தை சேமிக்கலாம். எல்லாவற்றிற்கும் மேலாக, உங்கள் ஆக்கிரமிக்கப்பட்ட சேமிப்பகத்தின் கணக்கீட்டில் இவை சேர்க்கப்படவில்லை என்பது உங்களுக்குத் தெரியும். கோப்பில் வலது கிளிக் செய்வதன் மூலம் அந்த மாற்றத்தை நீங்கள் செய்கிறீர்கள், அதன் பிறகு நீங்கள் கட்டளையை இயக்குகிறீர்கள் உடன் திறக்கவும் தேர்ந்தெடுக்கிறது, தொடர்ந்து கூகிள் ஆவணங்கள். இதன் விளைவாக PDF கோப்பின் அதே பெயரைக் கொண்ட Google ஆவணம் உள்ளது.

பின்னர் நீங்கள் PDF கோப்பை நீக்கலாம். குப்பையை காலி செய்ய மறக்காதீர்கள். பதிவேற்றிய கோப்புகள் அனைத்தையும் இயல்பாக Google டாக்ஸ் வடிவத்திற்கு மாற்ற Google இயக்கக அமைப்புகளிலும் நீங்கள் உறுதியளிக்கலாம்.

குறியீட்டு இணைப்புகள்

இறுதியாக, ஒரே கோப்பின் பல நகல்களை Google இயக்ககத்தில் வெவ்வேறு கோப்புறைகளில் வைத்திருக்க விரும்புகிறீர்கள் என்று வைத்துக்கொள்வோம். எடுத்துக்காட்டாக, நீங்கள் பல கோப்புறைகளை மற்றவர்களுடன் பகிர்ந்துள்ளீர்கள், மேலும் சில ஆவணங்கள் எல்லா குழுக்களுக்கும் பயன்படும். இந்தக் கோப்பின் ஒரு நகலில் யாராவது ஏதாவது மாற்றினால், அந்த மாற்றங்கள் உடனடியாக எல்லா நகல்களிலும் பயன்படுத்தப்படும். இது ஒரு குறியீட்டு இணைப்பு மூலம் சாத்தியமாகும். நீங்கள் உண்மையில் இந்தக் கோப்பின் மாற்றுப் பெயரை உருவாக்குகிறீர்கள்.

நீங்கள் குறியீட்டு இணைப்பை உருவாக்க விரும்பும் கோப்பைத் தேர்ந்தெடுத்து Shift+Z என்ற முக்கிய கலவையைப் பயன்படுத்தவும். இது ஒரு சிறிய மெனுவைக் கொண்டு வரும், அதில் குறியீட்டு இணைப்பு எந்த கோப்புறையில் செல்ல வேண்டும் என்பதைக் குறிக்கும். Shift+Z ஷார்ட்கட் Windows மற்றும் macOS இல் வேலை செய்கிறது. நீங்கள் விசைப்பலகை குறுக்குவழியை கோப்புகள் மற்றும் கோப்புறைகள் இரண்டிற்கும் பயன்படுத்தலாம். பிரதான கோப்பை நீக்கும்போது, ​​குறியீட்டு இணைப்புகளும் மறைந்துவிடும்.